Det kan vara svårt att vara chef och ledare i vanliga fall. I svåra situationer kan det kännas övermäktigt. När faror och hot finns som både samtalsämnen vid fika och i verkligheten. När osäkerhet och oro från vardagen och världen spiller in i jobb, arbetslag, verksamheter och organisationer. Då kan krav och förväntningar på chefer och ledare öka. Här är konkreta råd:
TAKE HOME MESSAGE
- Håll dig uppdaterad på de råd och riktlinjer som finns i både samhället och den egna organisationen
- Tänk på åtgärder som är omedelbara, på kort sikt och på lång sikt
- Informera i egen organisation, även när ingen ny information finns, både i tal och text
- Var ärlig med vad du vet och vad du inte vet
- Var tillgänglig för dina medarbetare, både ute i verksamheten och för samtal
- Lyssna och ta oro på allvar
- Visa personlig omtanke, kom ihåg den som är sjuk hemma eller tar hand om barn eller annan anhörig
- Visa tillförsikt och tilltro
- Säkra eget stöd, någon att prata med, stå inte ensam
- Säkra egen återhämtning, dryck, mat, fysisk aktivitet och sömn
- Skriv dag- eller loggbok
- Ta ut referenspunkter, ett ankare och/eller ett ögonmärke
- Håll huvudet kallt och hjärtat varmt
- Stå där! Gör inte bara något.
- Ta 5 minuters paus innan avgörande beslut
- Undvik dräpande och drakoniskt prat om vad-som-borde-göras
- Undvik att prata så att folk tappar ansiktet eller kläs av nakna
- Kom ihåg de dina, din familj och dina vänner
Punkterna i take home message kommer att beskrivas succesivt med några generella bakgrunder och sedan i tre delar. För det första hur du tar hand om dig själv. För det andra hur du tar hand om dina medarbetare. För det tredje två insteg till hur du inte förlorar dig själv och begår elakheter eller dumheter. Bilden nedan ger ett exempel på indelning.
Flockdjuret och ledaren
Människan är ett flockdjur bland andra. Oaktat extrapolerade idéer om introverta och extroverta så är människan ett socialt djur. Människor behöver i någon utsträckning andra människor. Ensamhet och isolering kan stressa och skada. Både i vardagen och i svåra situationer söker människan på olika sätt sin flock. I svåra situationer blir människans behov av flocken och ledaren tydligare.
Vid svåra situationer reagerar vi ofta med rädsla för det osäkra och okända. Idag kan den rädslan påverkas och accelereras av sociala media. Människor tenderar att tror på något ju fler gånger det hörs. Rykten eller påståenden som upprepas kan till slut uppfattas som sanna. När vi är stressade, rädda och osäkra, så ökar sannolikheten att vi gör som övriga flocken som. Vi härmar andra.
Många söker någon att lyssna till och lita på – samtidigt som ledaren kan få stå tills vars för varför det-är-som-det-är och vara den som är målet för ilska.
SKVALLER OCH SAGOR VID ELDEN
De andra aporna plockar löss från varandras pälsar för att visa omtanke och stärka relationer. Människan skvallrar och berättar sagor för att visa omtanke och stärka relationer. Det är lätt att avfärda samtal som tomma ord och att göra skillnad på att bara prata jämfört med att göra saker. Att samtala, att lyssna och att prata, är att göra något på riktigt.
Samtal är ett sätt att bekräfta och ge människor erkännande.
Sagor, gemensamma berättelser om vad som har hänt, håller på att hända och vad vi önskar eller fasar över ska hända, är ett kraftfullt sätt att skapa kultur och struktur i livet. Sagor som struktur kan ha bäring både på livet i vardagen, hemma och på jobbet, liksom bäring på existentiella frågor kring liv, lidande, glädje, sorg, smärta, död och saknad. Sagor kan vara ett sätt att hjälpa människor att förstå – det kan vara viktigt att ta med sig i både samtal och när man skriver, t.ex. för en dag- eller loggbok.
RYTM: Riter, ritualer och rutiner
Människan är både ett vanedjur och ett djur med förmåga att berätta. Vanor och berättelser hjälper till med det som socialmedicinaren Antonovsky kallade känsla av sammanhang: meningsfullhet, begriplighet och hanterbarhet. Riter, ritualer och rutiner är olika sätt att skapa ett slags ordning i liv och vardag. Berättelser om hur vi gör som vi gör och varför vi gör som gör kan hjälpa till att skapa en känsla av sammanhang.
Det finns så klart skillnader i hur vi människor strukturerar våra liv. Psykologen Moxnes har gjort en poäng av att några önskar mer och några önskar mindre av vissa strukturer. Människor mår så klart inte bra av vare sig för mycket eller för lite struktur. Både för snäva gränser och gränslöshet kan väcka stress, oro och ångest. Det kan låta platt och tråkigt, men lagom är bäst.
En dygnsrytm med arbete, fritid, vila och måltider där det finns tid för fysisk aktivitet och utomhusvistelse kan vara en bra grund att utgå ifrån. En rutin kring arbetet, hur passet startar, när det är paus och slutar, liksom hur vi välkomnar nya medarbetare och säger lycka till till den som slutar, är också viktigt. För många kan arbetet eller t.ex. en hobby eller ett engagemang i en förening vara den rytm eller rutin som ger vardagen och livet stadga.
Vid kriser kan behovet av riter, ritualer och rutiner öka. Osäkerhet och ovisshet ger strukturer ett värde. Något fast och förutsägbart att förhålla sig till och att utgå ifrån när allt annat rör sig.
TA HAND OM DIG SJÄLV SÅ ATT DU KAN TA HAND OM ANDRA
För att du som chef och ledare ska kunna ta ditt ansvar och ta hand om de dina, så behöver du fungera både i stunden och över tid. De flesta klarar av att ge lite extra under en begränsad tid, men i kaos, kriser och katastrofer som drar ut över veckor, månader och år så är risken stor att ta slut.
Att vara chef eller ledare innebär ofta en både ensam och utsatt position. Den som är första linjens chef eller mellanchef kan sitta i en rävsax där t.ex. målkonflikter, ett begränsat mandat, att lyssna på allvar (och inte hänfalla åt klichéer eller tomma ord och hummanden) och att fatta eller genomföra andras obekväma beslut ställs på sin spets. De ledare som enbart har ett informellt mandat eller som har förtroendeuppdrag riskerar att hamna i situationer där gruppdynamik, utfrysning, mobbing och att följa rädda eller ilskna rop, kan spela in. Det är lätt att bli måltavla för starka känslor, oro, rädsla, sorg, avsky och ilska.
Det är viktigt du som chef eller ledare har ett stöd. Det kan vara en chefskollega eller grupp av chefskollegor som ger kollegialt stöd. Om situationen drar ut över veckor och månader eller t.o.m. år är det värdefullt med ett stöd som inte är direkt involverad och engagerad i verksamheten, utan som står fri, t.ex. någon slags handledare. Det ena stödet utesluter inte det andra. Stödet behöver finnas tillgängligt över tid och det är bra med en rytm och rutin med regelbunda träffar. En styrka med stöd kollegor emellan kan vara närheten och tillgägnligheten. En styrka med någon fristående kan vara att denne finns för just dig och kan ge odelat uppmärksamhet samt bjuda en rutin eller ritual för både oplanerade och planerade samtal.
Egen återhämtning är A och O. Människor kan ofta förvåna och pressa sig bortom både egna och andras föreställningar om vad som är möjligt. Men sådana insatser kommer med ett pris. Det är viktigt att redan från början. säkra egen återhämtning och särskilt att man dricker, äter, sover och rör på sig. Den som har ett jobb präglat stillasittande eller att vara inomhus i kontorsmiljöer kan ha mycket att tjäna på fysisk aktivitet utomhus, vare sig det rör enkla promenader, att gå med en hund eller att jogga. Om natur är en faktor som kan bidra med återhämtning så är kultur en annan, att läsa, lyssna på musik, skriva, rita eller måla kan också vara positivt.
Ett effektivt sätt att bibehålla skärpa och kunna både släppa taget om en del och bibehålla kraft och ork att arbeta framåt, är att föra dag- eller loggbok. Det finns enstaka studier som visar på skrivandets avlastande effekt och det finns systematiserat i t.ex. lärande efter militära, pre-hospitala och räddningsinsatser där att skriva nära inpå händelser hjälper konstruktivt lärande under stress och i svåra situationer.
På samma sätt som det är lätt att under en period ge allt under dygn och veckor utan hänsyn till sig själv, så finns det en risk att man med ansvar för andra glömmer sin familj och sina vänner. Om du ska ha kraft och ork att fungera under längre tid så är ett socialt sammanhang och nätverk nära dig viktigt både genom den svåra situationen och efteråt. Kom ihåg de dina, din familj och dina vänner.
- Säkra eget stöd, ha någon att prata med, stå inte ensam
- Säkra egen återhämtning, dryck, mat, fysisk aktivitet och sömn
- Skriv dag- eller loggbok
- Kom ihåg de dina, din familj och dina vänner
TA HAND OM ANDRA SÅ ATT DE KAN HJÄLPA VARANDRA
För att du ska kunna vara ett stöd för din personal behöver du vara uppdaterad på de råd och riktlinjer som finns både utanför och inom den egna organisationen. De råd och riktlinjer som finns utanför er om inte annat ett sammanhang och dito inom organisationen anger ju den ram ni ska hålla er inom och den riktning ni ska röra er i. Det kan så klart vara värdefullt att ta aktiv del av debatten i övrigt, men det finns en risk att man fascineras och fängslas av resonemang, flöden och väntan på nästa nyheter som du som chef eller ledare inte alltid har tid till.
Det finns ett värde i att tänka i flera steg, både för egen skull och för medarbetarnas skull. Ett sätt att göra det är att tänka i tre steg framåt och att ha beredskap för ett steg åt sidan. Tänk på omedelbara åtgärder, vad som behöver göras på kort sikt och vad som kan behöva göras på lång sikt. Omedelbara åtgärder är som regel sådant som i princip redan görs eller en handlingsberedskap att göra något direkt. För åtgärder på kort och lång sikt är det värt att ha en färdig tanke (eller åtminstone tydligt utbruten beredskap för) omval. Det vill säga ett alternativ om grundidén inte håller. Det finns flera alternativa och kompletterande sätt att arbeta med planering, t.ex. i termer av ett mål eller ett beslut i stort, riktlinjer att hålla sig inom samt en berättelse om vad som sker i vilken ordning (inledningsvis, därefter och slutligen).
Informera dina medarbetare löpande och kom ihåg att informera även om det inte finns något egentligt nytt. Det finns ett värde i att informera på flera olika sätt men att vara noga så att budskapet i grunden är detsamma. Det finns ett värde i att prata inför samlade medarbetare, samtidigt som det pratade kan höras fel och lika snabbt som viskleken förvridas till oigenkännlighet. Det finns ett värde i att skriva och anslå information vid t.ex. kaffeautomat, omklädnings- och lunchrum, men det skrivna kan uppfattas som avståndstagande, bjuda in till klotter och om det inte uppdateras kan signalen bli att ingen bryr sig. Det finns också ett värde i att skriva och mejla, så att t.ex. de som jobbar på annan ort, arbetar nattskift eller är hemma pga sjukdom eller VAB eller ledighet också nås av information. Här finns så klart riksen att det uppfattas som att chefen flyr ansvar, bara kör dator och inte ser verkligheten. Kombinera de tre och var ärlig är en bra grund.
Det är lika viktigt att vara tillgänglig genom att synas där arbetet görs vare sig det är på fabriksgolv, ute bland brukare eller hos kökspersonal, vaktmästare och tekniker, som att vara tillgänglig för samtal i avskildhet. Olika verksamheter har självklart olika klimat och kultur kring chefer, ledare, medarbetare och vad som förväntas i form av närvaro. Att möta behovet och vara närvarande som chef är viktigt.
I möten med medarbetare är det viktigt att vara ärlig, att lyssna, ta oro på allvar och att vara omtänksam. Det kan vara en trygghet som chef eller ledare att veta om att gråt, sorg, skratt, rädsla, avsky och ilska allihop kan vara adekvata reaktioner i en svår situation. Det är t.ex. inte farligt med tårar och sorg. Det är inte heller farligt om det är tyst i ett samtal. Det är lätt att som chef eller ledare känna ett tryck att svara, förklara och försvara saker som sägs, särskilt om det blir tyst i ett samtal. Den känslan behöver man inte följa, tvärtom kan det ibland vara bättre att ta det medarbetare säger på allvar, vila i tystnaden och vara ärlig med vad man själv vet eller inte vet, kan eller inte kan.
Människor som går igenom svåra sitautioner präglade av oro, rädsla, stress och potentiella trauman klarar sig bättre än många tror. Med ett gott socialt stöd, både på arbetet och hemma, så självläker fler än man tidigare trott inom t.o.m. hälsa- och sjukvården. En viktig del i detta är att inte tro att folk mår sämre än vad de gör, utan att bidra med till tillförsikt och tilltro. Det betyder inte att man ska förneka eller förminska oro, rädsla, sorg eller annat, utan visa att man kan lyssna, orkar ta del av det svåra och med varsam hand visa på en verklighet med vägar framåt.
- Håll dig uppdaterad på de råd och riktlinjer som finns i både samhället och den egna organisationen
- Tänk på åtgärder som är omedelbara, på kort sikt och på lång sikt
- Informera i egen organisation, även ny ingen ny information finns, i både tal och test (t.ex. anslag på vid kaffeautomat och i mejl som når även den som arbetar natt, är på tjänsteresa eller den som är hemma och sjuk etc)
- … vissa verksamheter kan behöva informera anhöriga, brukare, medlemmar eller kunder
- Var ärlig med vad du vet och vad du inte vet
- Var tillgänglig för dina medarbetare, både ute i verksamheten och för samtal
- Lyssna och ta oro på allvar
- Visa personlig omtanke, kom ihåg den som är ledig, sjuk hemma eller tar hand om barn eller annan anhörig
- Visa tillförsikt och tilltro
TA UT ETT ÖGONMÄRKE
Som chef och ledaren finns det värde i att vara trygg i sin person och roll, och att ha tydliga referenspunkter. Tryggheten innebär både integritet att stå fast i svåra situationer och integritet att ödmjukt ändra sig eller medge fel. Referenspunkterna behöver betyda något för den enskilde och är som regel högst personliga, men här kommer två exempel.
Det går att använda existentiella eller religiösa ankare och referenspunkter. Ett sådant skulle kunna vara ett stoiskt förhållningssätt och ett annat den kristna tron. Att bära med sig och läsa Marcus Aurelius ”Meditationer” skulle kunna vara ett sätt att använda ett ankare. Ett motsvarande ankare kan vara att bära med sig och läsa Hans Åkerhielms ”Ögonmärket”:
I rekrytutbildningen får man lära sig betydelsen av att ta ögonmärke. Man kan inte marschera rakt fram över kaserngården, om man inte fäst ögonen på någonting. Och samma sak gäller i terrängen: vill man där gå rakt fram, måste man ha ett ögonmärke – och det är bättre att fästa ögonen på en avlägsen talltopp än på en sten tio meter bort. […] Vill man gå sin väg rakt fram genom livet, måste man ha ett ögonmärke att gå efter. Man måste ha ett mål för sitt liv – ett ideal att sträva mot. Och ju längre bort detta ögonmärke är beläget, desto rakare blir vägen.
En variant på ankare och referenspunkter kan vara att tänka till kring hjältar, förebilder och ideal. Det torgförs ofta litteratur inom ledarskap och kring grupper som hämtar stoff från militär och idrott, och extrapolerar personer och prestationer till ideal. De idealen brukar vara svåra att använda eftersom både den militära och idrottsliga kontexten är så extrem. Detta är kraftiga karikatyrer: Båda insatserna går grovt förenklat ut på att öva, öva och öva för att under en relativt kort tid prövas i prestation. Den militära prövningen är såpass extrem och i skuggan av döden att erfarenheten som regel är svår att generalisera. Den idrottsliga prövningen är såpass overklig och förlåtande att den är svår att generalisera. Militärer dör när de gör fel. Idrottare kan spela och leka igen, när nästa match spelas, nästa lopp körs eller gången efter det. I verkligheten som chef och ledare finns sällan möjligheterna att öva, öva och öva innan prövning, utan vardagen innebär ständig leverans och prövning. Visserligen finns inte döden som en risk i alla yrken, men det är inte heller så att arbetet bara är en lek med en ny träning, en ny match eller en ny säsong. Därmed inte sagt att den militära eller idrottsliga erfarenheten är dålig eller utan värde. Tvärtom. Men olika verksamhet har sitt signum.
För att ändå bjuda på ett ledarskapsideal som kan inspirera och bjuda på lite att tänka och känna kring, så skissar jag några av de lärdomar som polarforskaren Shackleton lämnat till oss. Han nådde aldrig någon av polerna först. Han ska ha försakat sin familj. Det är oklart hur han mådde psykiskt. Det var ett enastående prov på ledning och ledarskap när han under försöket att nå sydpolen 1914 misslyckades, skeppet Endurance bröts sönder i polarisen och han sneddade över Antarktis till fots med sin besättning, seglade med småbåtar till Elefantön, lät huvuddelen av besättningen stanna, fortsatte med en handfull män och seglade till Sydgeorgien, gick över bergen till ett fiskeläge, fick hjälp att segla tillbaka till Elefantön och ta hand om sin besättning. Strapatsen tog närmare två år. Två år isolerade och utan hjälp i en av världens svåraste miljöer präglad av kyla, mörker, fukt och saltvatten. Besättningen bestod av 27 personer. Alla överlevde. Det finns några försöka att begripa vad och hur Shackleton gjorde och detta är en ansats att förklara hans ledarskap i kris i 10 punkter:
- Never lose sight of the ultimate goal and focus on the short term objectives
- Set a personal example with visible memorable, symbols of behaviour
- Instill optimism and self-confidence but remain grounded in reality
- Take care of yourself. Maintain your stamina and let go of guilt
- Reinforce the team message consistently ’We are one, we live or die together’
- Minimise staff differences. Insist on courtesy and mutual respect
- Master conflicts, engage dissidents and avoid needless power struggles
- Find something to celebrate and something to laugh about
- Be willing to take the big risk
- Never give up, there’s always another move
Evolutionen visar på människan har som några av sina styrkor att kombinera tanke och känsla, de exekutiva funktioner i prefrontalcortex och de automatiserade, instinktiva och emotionella delarna i det limbiska systemet. Att enbart hänge sig åt logik skulle göra oss omänskligt fyrkantiga, men att enbart gå på känslor skulle göra oss opålitligt och oförutsägbart gränslösa. Som chef och ledare behöver du hålla huvudet kallt och hjärtat varmt. Du behöver bibehålla din förmåga till rationellt tänkande och du får inte förlora din förmåga att känna.
”Stå där! Gör inte bara något” finns i titeln på en bok om ledarskap. Som chef och ledare kommer du att möta omöjliga krav och förväntningar. Du kommer att stressas från fler håll än många andra. Det kommer att ställas krav på att du pekar med hela handen, sätter ner foten och gör tricks som kan vara omöjliga. Du kommer att kunna bli måltavla när medarbetare blir frustrerade, besvikna, ledsna och arga. Du behöver ha förmåga att ta hand om egen stress, oro, rädsla och ångest. Du behöver kunna stå fast och inte rusa åstad med åtgärder som är innehållslösa illusioner och grundlösa eftergifter. Stå för något, annars trillar du dit för allt, lyder ett talesätt.
När du som chef eller ledare ska fatta avgörande beslut, finns ett värde i att ta en kort paus. Det är inte alltid den möjligheten finns, men den finns oftare än många inbillar sig. Vi fastnar lätt i både egna tankegångar där vi successivt cementerar egna föreställningar, och i grupptänk där vi successivt övertygar varandra om hur rätt vi har. Att med vitt och vilja arbeta för bibehållet kritiskt tänkande, ge utrymme för att kunna tänka om och kanske kunna tänka rätt, är ett sätt att bibehålla skärpa. Ett annat sätt kan vara att använda funktionen ”djävulens advokat” i t.ex. en ledningsgrupp, snabb eller handledning, men det är en svår och otacksam uppgift som kan innebörd fler nackdelar än fördelar.
Det finns värden i att vara snäll och omtänksam. Det betyder inte att man skyggar för ansvar, att man böjer sig vid minsta motstånd eller att man lägger svansen mellan benen och flyr. Du som chef eller ledare har mycket att vinna på att undvika dräpande kommentarer och drakoniska uttalanden om vad-som-borde-göras. Detsamma gäller i svåra samtal och konflikter där det är värdefullt att behålla självkontroll så inte motparten tappar ansiktet eller kläs av naken. Det finns gott om chefer, ledare och andra som är skickliga och vars styrka också kan ligga i just det dramatiska, dräpande eller drakoniska. I de fallen finns också ett värde i att kunna be om ursäkt – att säga förlåt.
- Ta ut referenspunkter, ett ankare och/eller ett ögonmärke
- Håll huvudet kallt och hjärtat varmt
- Stå där! Gör inte bara något.
- Ta 5 minuters paus innan avgörande beslut
- Undvik dräpande och drakoniskt prat om vad-som-borde-göras
- Undvik att prata så att folk tappar ansiktet eller kläs av nakna
TA DIN MÖRKA SIDA PÅ ALLVAR
Som chef eller ledare kan man under en period bäras av framåt av ansvaret och allas blickar. Det är lätt gjort att missa signaler på trötthet och stress. Förändringarna kan komma omärkt, smygande och så långsamt successivt att det blir en chock den dag då minnet, koncentrationen och orken inte finns. Plötsligt känner man inte igen sig själv och kommer på sig själv med att göra saker eller vara på plaster utan att veta hur man går vidare.
Om förändringen kommer smygande för chefen eller ledaren så kan andra ändå sett den och uppfattat något som liknar en personlighetsförändnring. Det finns en forskningsansats med ett osäkert men ändå tydligt stöd som innebär att vi under stress närmar oss våra sämre sidor, vårt mörka jag eller varianter av det som brukar kallas personlighetstörningar. Schizoida, schizotypa, paranoida, antisociala, narcissistiska, gränslösa, beroende och tvångsmässiga med flera drag blir tydligare.
Mycket grovt förenklat så kan ett antal positiva egenskaper ta sig negativa uttryck när människor stressas. Här är enkla exempel på positiva egenskaper, ta några minuter och fundera på vilka som matchar dig och hur de kan bli eller uppfattas som negativa:
- Passionerad och entusiastisk
- Skarpsinnig och kritisk
- Omsorgsfull och precis
- Stoisk och lugn i pressande situationer
- Avslappnad och lätt att vara med
- Karismatisk och med självförtroende
- Övertygande och tolererar risker
- Engagerande och underhållande
- Visionär och kreativ
- Hårt arbetande och med höga krav
- Medgörlig och hänsynsfull
Avslutande ord
Vi är alla dödliga. Skänk en kort tanke åt hur du vill bli ihågkommen. Vad vill du att dina barn ska säga om dig? Vad ska det stå på din gravsten och i din dödsannons? Det är okej att misslyckas. Ge inte upp. Be om ursäkt och kom igen! Var ditt bästa jag – för din egen, din familjs och dina medarbetares skull.
Claes